5 Kebiasaan Email Orang yang Sangat Produktif

Ping! Periksa email. Ping. Periksa email lagi. Ping. Memeriksa. Ping. Memeriksa. Ping. Periksa.

Jika Anda seperti kebanyakan orang yang duduk di depan komputer sepanjang hari, ini mungkin terdengar seperti Anda: Saat ini Anda tidak sedang membalas email, Anda mencari tahu apakah Anda punya yang baru. Kemudian ketika sesuatu yang baru masuk, Anda membacanya, memperdebatkan bagaimana menanggapinya, lalu menganggapnya terlalu menyita waktu untuk saat ini. Saya akan membahasnya nanti, 'pikir Anda. Dan jika tidak ada yang baru, Anda dengan gugup bertanya-tanya mengapa. Apakah karena kotak masuk saya penuh ?! Jadi, Anda terus memeriksa kembali setiap 15 detik sampai muncul sesuatu ”sementara itu menghapus semua email sampah yang telah menyumbat kotak masuk Anda.

Tapi kehidupan yang tertambat ke email Anda berarti proyek lain yang Anda inginkan dan perlu melakukan "apakah itu laporan besar atau tugas pribadi" bisa ditunda beberapa hari, minggu, atau bulan. Belum lagi, sebuah penelitian baru di Kanada menemukan bahwa memeriksa email secara berlebihan dapat membuat Anda (terkejut!) Lebih stres. Jadi, kami meminta lima orang yang memiliki rentetan email untuk menjawabnya untuk memberi tahu kami bagaimana mereka menjinakkan kotak masuk mereka.

Baca terus untuk mengetahui strategi mereka dalam menghadapi celah email yang dalam dan gelap.

Saya melakukan banyak pemeriksaan cepat email sepanjang hari untuk melihat apakah ada sesuatu yang memiliki prioritas tinggi dan mendesak yang masuk, tetapi saya hanya mengalokasikan dua kali sehari untuk sepenuhnya menangani email yang menumpuk. Dengan menggabungkan semua pemrosesan email tugas berat menjadi bagian yang lebih besar, saya bisa jauh lebih efisien dan mengurangi perasaan harus terus berpindah tugas.

”Jacob Bank, ilmuwan komputer serta salah satu pendiri dan CEO aplikasi kalender Timeful

Saya menanggapi prioritas secepat mungkin, dan menjaga korespondensi tetap jelas dan sangat positif. Mengetahui bahwa saya masih tidak akan pernah bisa menerima semua email, saya memprioritaskan orang-orang yang meminta bantuan dan peluang yang mendukung niat saya. Saya juga tidak takut untuk menggunakan! untuk prioritas tinggi atau efek dramatis.

”Tara Stiles, instruktur yoga, penulis Make Your Own Rules Diet ($ 25, amazon.com), dan mitra kebugaran W Hotels.

Email berfungsi untuk mempercepat hari- korespondensi hari ini, tetapi ketika saya memiliki sesuatu yang penting untuk didiskusikan atau keputusan yang harus dibuat, saya mengangkat telepon. Itu selalu lebih baik untuk mendengar orang di seberang sana ”infleksi dalam suaranya. Email seringkali bisa disalahpahami.

Saya mendapati bahwa memperlakukan surat online saya seperti surat kantor pos akan menghasilkan keajaiban. Saya membuat folder: Semuanya mulai dari folder ibu, folder kelas latihan, folder klien selebriti, folder rumah, folder pondok musim panas, folder medis, folder anak, dll. Dengan email yang diatur ke dalam kategori, saya dapat dengan mudah melakukan tiga langkah ¦temukan, ambil tindakan , atau hapus. Anda juga harus berhenti berlangganan dari junk. Volume email sampah sangat besar dan menghabiskan waktu untuk menghapus masing-masing email menghabiskan waktu yang berharga jauh dari Anda. Terakhir, prioritaskan email yang membutuhkan perhatian pada hari itu. Saya menekan balas dan menyeretnya ke sudut desktop saya jika saya tidak bisa mengaksesnya pada saat itu, jika tidak, saya menggunakan aturan saya yang lain, jangan tinggalkan permintaan email ”jawab secepatnya.

”Kathy Kaehler, pelatih selebriti, penulis, dan pendiri Sunday Set-Up, klub makan sehat

Saya mencoba membalas email segera setelah saya melihatnya karena sebaliknya mereka dapat didorong lebih jauh ke dalam kotak masuk dan dapat diabaikan. Saya sarankan Anda bersikap responsif tetapi tidak berlebihan. Dengan menanggapi dengan cepat dan menulis email pendek yang tidak berbunga-bunga, Anda dapat menciptakan citra efisiensi dan perhatian. Bahkan kata-kata singkat seperti 'Terima kasih' atau 'Oke' akan membantu Anda membangun budaya kepercayaan dan menandakan bahwa Anda berada di puncak kotak masuk.